Was darf in einer E-Mail stehen – und was nicht?

In einer offenen Gesellschaft – und das Internet ist mit das Offenste, was man sich vorstellen kann – dürfen Sie natürlich in Ihre E-Mails schreiben, was Sie wollen. Ob das aber unbedingt weise wäre, ist zweifelhaft. Gerade die Offenheit des Net kann sich als Nachteil auswirken, wenn es darum geht, über Dinge zu kommunizieren, die nicht jeder wissen soll.

In der Beschreibung des Header haben wir gesagt, dass eine E-Mail auf dem Weg zum Empfänger durchaus eine Reihe von Zwischenstationen durchlaufen kann. In jedem dieser Rechner ist es theoretisch möglich, dass ein Fehler auftritt und Ihre Mail an jemanden ganz anderen geleitet wird. Computer sind alles andere als unfehlbar. Außerdem sind manche E-Mail-Adressen in Wirklichkeit Mailing Lists, die eingehende Nachrichten sofort an alle Mitglieder der Liste weiterleiten.

Von der Möglichkeit, dass ein böse meinender Mensch Ihre Mail absichtlich abfangen und lesen könnte, wollen wir gar nicht reden. Es ist auch eher unwahrscheinlich, wenn man an die ungeheuren Mengen an Mails denkt, die täglich kreuz und quer durchs Internet reisen. Wie soll ein Hacker wissen, welche Mails für ihn interessant sind und welche nicht?

Die größte Gefahr für die Privatsphäre geht deshalb auch nicht von irgendwelchen anonymen  „Cyber-Strauchdiebenben“ aus, sondern von neugierigen Kollegen oder Familienmitgliedern, die sich in Ihrer Abwesenheit Zugang zu Ihrem Computer verschaffen und in Ihrer elektronischen Post stöbern. Es empfiehlt sich daher immer, von Zeit zu Zeit alte Post mit vertraulichem Inhalt von der Festplatte zu löschen. Machen Sie sich notfalls eine Papierkopie und schließen Sie sie in den Schrank (oder Tresor) – das ist bestimmt  am sichersten.

Noch besser ist es, die eiserne Regel der elektronischen Post zu beachten, nämlich: Schicken Sie nichts per E-Mail, was Sie nicht auch per Fax (oder als Postkarte!) versenden würden. Das gilt für Geschäftsgeheimnisse ebenso wie für Intimes aus Ihrem Privatleben.

Ansonsten gibt es kaum etwas, das nicht per E-Mail schneller und effizienter kommuniziert werden kann als per Brief. Dennoch gibt es, wie bei jedem Medium, Stärken und Schwächen, und es lohnt sich, sich darüber im Klaren zu sein, wozu E-Mail gut ist – und wozu nicht.

E-Mail steht in unmittelbarerer Konkurrenz zur Briefpost auf der einen Seite, zum Telefon und Telefax auf der an-deren. Das Telefon ist zweifellos noch schneller – aber Sie verschwenden häufig sehr viel Zeit damit, Ihr Gegenüber endlich an die Strippe zu bekommen. Die Amerikaner haben dafür den schönen Ausdruck „telephone tag“ geprägt  – telefonisches Fangenspielen. Angeblich gehen dem Bruttosozialprodukt einer Industrienation jährlich Milliarden durch diese verschwendete Zeit am Telefon verloren. Für Routinekommunikation wie Terminabsprachen und  -bestätigungen, Weiterleiten von Vorschlägen und Kalkulationen, Auftragserteilung und so weiter ist E-Mail das ideale Medium, denn die Nachricht erreicht den Empfänger erstens dann, wenn er sich im Büro befindet, und zweitens gerade aufnahmefähig ist. Gegenüber konventioneller Schneckenpost ist E-Mail in Sachen Schnelligkeit voraus.

Das setzt allerdings voraus, dass Ihr Gegenüber regelmäßig in seinen elektronischen Briefkasten schaut. Sonst kann Ihre Mail durchaus tagelang liegenbleiben und die Kommunikation hat ihren Sinn verfehlt. Jeder, der E-Mail benützt, sollte sich deshalb angewöhnen, mindestens einmal am Tag – besser noch alle paar Stunden – nach-zuschauen, ob Post für ihn da ist.

Die Briefpost hat Vorteile, wenn es um Beweiskraft geht. Ein Lieferant könnte behaupten, eine Bestellung per E-Mail nicht bekommen zu haben. Ähnliches gilt für das Versenden von Rechnungen per E-Mail. Vollends untauglich wird das elektronische Medium dann, wenn es um Unterschriften geht. Hier liegt die Sache etwa so wie beim Fax, dem deutsche Gerichte auch nur sehr zögernd den Status von Rechtsgültigkeit einräumen. Es ist nicht einfach – und in manchen Fällen sogar unmöglich – festzustellen, woher eine Mail wirklich kommt. Auch E-Mail-Adressen lassen sich fälschen (”spoofing” nennt man das in der Fachsprache). Das gleiche gilt natürlich auch für herkömmliche Schriftstücke (im Zeitalter von DTP ist es ein Kinderspiel, Briefbögen zu duplizieren), aber insgesamt tut sich ein Gauner mit Papierdokumenten schwerer.

Ein Riesenvorteil von E-Mail ist die Möglichkeit, gleichzeitig mit Gruppen von Teilnehmern zu kommunizieren. E-Mail ist also das ideale Medium für Rundschreiben. Das Telefon erlaubt zwar auch Konferenzschaltungen, aber sie sind kompliziert und können nur eine begrenzte Anzahl von Menschen einschließen. Die Bundespost bemüht sich seit Jahren, die Kosten für Rundschreiben per Briefpost so zu verteuern, dass alle mit der Zeit ohnehin gezwungen sein werden, sich ans Internet anzuschließen. Und selbst die Rundsendefunktion des Fax ist hier die deutlich schlechtere Alternative, weil jeder Teilnehmer einzeln angewählt werden muss, was Zeit und Geld kostet (es sei denn, Sie arbeiten mit einem professionellen Faxversender zusammen, was aber auch teuer kommt). Per E-Mail lässt sich ein Rundschreiben an viele Dutzend Menschen mit einem einzigen Knopfdruck erledigen.

In einem Punkt ist das Internet gegenüber den beiden anderen Medien ohnehin unschlagbar, nämlich mit seiner Fähigkeit, kodierte Daten im Binärformat zu übertragen. Dem Internet ist es nämlich egal, ob Ihr ”Brief” aus Text, einer Tabellenkalkulation, einer Datenbank oder einem digitalisierten Bild besteht. Diese werden einfach als sogenannte  „Attachments“ (Anlagen) an die E-Mail angehängt und mit übertragen. Der Empfänger kann sie gleich weiterbearbeiten und in computerlesbarer Form abspeichern. Und das alles sehr viel schneller und zu einem Bruchteil der Kosten von Diskettenversand.

Wenn Sie unbedingt vertrauliche Informationen per Internet verschicken wollen, bieten die meisten Hersteller von Internet-Software inzwischen sogenannte „Encryption Protocols“ an. Die Mail wird vom Absender kodiert und als unleserliche Folge von Computerzeichen versandt. Der Empfänger muss mit dem gleichen Programm ausgestattet sein, das es ihm erlaubt, die Nachricht wieder zurück zu verwandeln. Standards für solche Verschlüsselungsverfahren fehlen bisher ganz. Also muss man sich mit jedem einzelnen Teilnehmer absprechen, bevor man sich mit ihm per „sichere mail“ austauschen kann, was die Einsatzmöglichkeit in der Praxis wesentlich einschränkt.

(aus: „Internet-Praxis – der Wegweiser für das größte Datennetz der Welt)